Vedtekter

Det ble utført endringer på vedtektene og disse ble vedtatt ved den Ekstraordinære Generalforsamlingen fredag 16. januar 2015.

Vedtekter for Den Norske Forening i Luxembourg asbl 

Styret i Den Norske Foreningen i Luxembourg, ASBL

har utarbeidet følgende vedtekter – heretter kalt “Vedtektene” – for en norsk forening i Luxembourg.

Foreningen skal registreres i storhertugdømmet Luxembourg i overenstemmelse med loven av 21. April 1928 “concernant les associations sans but lucratif et les établissements d’utilité publique”.

Artikkel 1: Navn og hjemsted

Foreningens navn er “Den Norske Forening i Luxembourg ASBL”. Foreningens hjemsted er i storhertugdømmet Luxembourg.

Artikkel 2: Formål

Foreningen har til formål å fremme og ivareta medlemmenes interesser vedrørende norsk kultur, norsk skikk og bruk samt styrke samholdet blandt personer som har direkte eller indirekte anknytning til Norge. Foreningen er nøytral i politiske, religiøse og filosofiske spørsmål.

Artikkel 3: Medlemmer

Enhver person som har direkte eller indirekte anknytning til Norge kan søke om å bli medlem i foreningen. Søknaden skal gjøres skriftlig til foreningen, enten via e-post, vanlig post eller foreningens hjemmeside. Foreningens styre avgjør om en person skal får bli medlem, eller ikke.

Æresmedlemmer utnevnes av styret.

Det er ulike typer av medlemskap: ordinært medlemskap, familiemedlemskap og æresmedlemskap.

Ved ordinær så vel som ekstraordinær generalforsamling har hvert ordinært medlemskap én stemme og hvert familiemedlemskap én stemme. Æresmedlemmer har ingen stemmerett.

Ved kontigentrestanse utover 2 måneder etter utsendelse av innkrevning, bortfaller medlemsskapet. Medlemmer kan ekskluderes dersom et flertall av styret finner vedkommendes oppførsel i avgjørende spørsmål i strid med foreningens formål og anseelse. Det ekskluderte medlem kan anke sin sak for nærmest følgende generalforsamling, og har rett til å fremføre sine synspunkter og forøvrig overvære sakens behandling inntil avstemning.

Artikkel 4: Generalforsamlingen

Generalforsamlingen er foreningens høyeste myndighet. Den har myndighet på følgende områder:

Vedteksendringer

Valg og avsettelse av styremedlemmer.

Valg av revisor.

Godkjennelse av regnskapet.

Fastsettelse av kontingent.

Foreningens oppløsning.

En ordinær generalforsamling er lovlig når innkallelse med vedlagt dagsorden, er skjedd skriftlig med minst 3 ukers varsel. Generalforsamlingen ledes av et av styrets medlemmer.

Avstemning skjer ved håndsopprekning med mindre skriftlig avstemning har blitt krevd av mer enn 1/3 av de tilstedeværende medlemmer. Beslutninger treffes ved simpelt flertall. Ved stemmelikhet bortfaller forslaget.

Referat fra generalforsamlingen opptas i foreningens protokoll.  Referatet kan, på forespørsel, utsendes til medlemmer av foreningen.

Et medlemskap har rett til å la seg representere ved fullmakt til et annet medlemskap i foreningen. Hvert fremmøtte medlemskap har kun én stemme og kan kun medbringe én fullmakt representerende én stemme. Fullmakten skal være skriftlig.

Artikkel 5: Ordinær generalforsamling

Ordinær generalforsamling avholdes i løpet av hvert kalenderårs første kvartal. Eventuelle forslag under dagordenens punkt 9 skal fremstilles skriftlig og være formannen i hende senest 12 dager før generalforsamlingen.

Dagsorden er som følger:

Åpning av generalforsamlingen og registrering av stemmeberettigte.

Beretning om foreningens virksomhet.

Fremleggelse av siste årsregnskap.

Revisors kommentarer.

Godkjennelse / ikke godkjennelse av årsregnskapet.

Bestemmelse av kontigent for neste kalenderår.

Valg av styremedlemmer.

Valg av revisorer.

Behandling av eventuelle innkomne forslag.

Artikkel 6: Ekstraordinœr generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling kan avholdes, når styret finner dette nødvendig, eller om minst 1/3 av de ordinære medlemmer skriftlig fremsetter ønske om dette med forslag om dagsorden.

Ekstraordinær generalforsamling innkalles med minst 14 dagers varsel, og skal finne sted senest en  måned etter at begjæring har blitt fremsatt.

På den ekstraordinære generalforsamlingen skal kun de saker behandles som er oppført på dagsorden. Fullmakt kan brukes som beskrevet i vedtektenes Artikkel 4.

Artikkel 7: Styret 

Til styremedlem kan bare velges personer som har vært ordinært medlem i foreningen i minst 1 år.

Styremedlemmer velges for en periode på tre år. Valg av styremedlem skjer ved simpelt flertall. Gjenvalg er mulig ved utgangen av mandatperioden.

Styret består av – minimum fem, maksimum elleve – medlemmer. Styret skal ha en formann, en nest-formann, en sekretær og en kasserer. Styret konstituerer seg selv.

Om i en mandatperiode et styremedlem trer ut av styret, kan styret bestå av fire medlemmer frem til neste ordinære generalforsamling. Styret fastsetter selv sin forretningsorden.

Formannen innkaller til styremøter. Styremøte skal også holdes om 1/3 av styret så ønsker. Et slikt møte skal holdes senest 8 dager etter at anmodningen har blitt mottatt. Styret er besluttningsdyktig når minst 2/3 av styremedlemmene er til stede. Kun de tilstedeværende styremedlemmer har stemmerett.

I tilfelle stemmelikhet er formannens stemme avgjørende.

Styret kan for spesielle prosjekt og/eller arrangement nedsette spesielle arbeidsutvalg.

Slike arbeidsutvalg kan inkludere ordinære medlemmer så vel som personer utenfor foreningen. Eventuelle budsjett skal fastsettes av styret. Arbeidsutvalget avlegger detaljert regnskap for arrangementet.

Styret har videst mulige frihet med hensyn til administrasjon og ledelse av foreningen.

Artikkel 8: Kontingent, regnskap og revisjon

Den årlige medlemskontingenten fastsettes av den ordinære generalforsamlingen. Innbetalt kontingent refunderes ikke i tilfelle  utmeldelse av foreningen. Æresmedlemmer plikter ikke å betale kontingent.

Det skal føres regnskap over foreningens inntekter og utgifter. Foreningens regnskapsår følger kalenderåret.

Inngåelse av kontrakter og/eller andre skriftlige forpliktelser som kan beløpe seg til til 1’000 (ettusen) euro eller mer, skal godkjennes av styret. Utbetalinger på 1’000 (ettusen) euro eller mer, skal godkjennes av styret.

Refundering av utlagte penger skjer mot fremleggelse av vanlig kvittering.

Et revidert årsregnskap forelegges generalforsamlingen for godkjennelse.

Skulle en revisor være forhindret fra å revidere regnskapet, kan den andre alene godkjenne regnskapet.

Valg av revisorer skjer årlig. Revisor skal ikke være medlem av styret eller dele hushold med et  styremedlem.

Artikkel 9.: Vedtektsendringer

For endringer av vedtekter innkalles en ekstraordinær generalforsamling som kan holdes i forbindelse med den ordinære generalforsamlingen. Foreslåtte endringer skal vedlegges innkallelsen til den ekstraordinære generalforsamlingen.Vedtektsendringen godkjennes om 1/3 av medlemmene er representert ved avstemningen og 2/3 av de fremmøtte medlemmer stemmer for forslaget.

Såfremt det ved den første generalforsamling 1/3 av de ordinære medlemmer ikke er representert, skal det innkalles til  en ny generalforsamling, som er besluttningsdyktig uansett antall fremmøtte medlemmer og det fremsatte forslag får 2/3 flertall.

Artikkel 10.: Kommunikasjon

Kommunikasjon med foreningens medlemmer skal, i størst mulig utstrekning, gjøres via e-post.

Medlemmer som så ønsker kan på forespørsel få informasjon via vanlig brevpost.

Både ordinær og ekstraordinær generalforsamling kan avholdes skriftlig, pr. brev og/eller e-post, som styret bestemmer.

Artikkel 11.:  Oppløsning

Foreningen kan oppløses, når minst 2/3 av foreningens stemmeberettigte er representert ved en spesielt for dette punkt innkalt ekstraordinær generalforsamling og 2/3 av disse stemmer for forslaget,. Er det nødvendige antall medlemmer ikke til stede, skal forslaget behandles på en ny ekstraordinær generalforsamling, som innkalles senest 3 uker etter at den første ble avholdt. Den følgende generalforsamling er beslutningsdyktig uansett hvor mange ordinære medlemmer som er til stede, og forslaget får minst 2/3 flertall.

Ved eventuell oppløsning tilfaller foreningens aktiva en humanitær organisasjon. Styret bestemmer til hvilken eller hvilke organisasjoner foreningens aktiva skal overføres.

Vedtatt på den ekstraordinære generalforsamling i Luxembourg, den 16. jan. 2015.

…………………………………..                     ………………………………….                 ……………………………………

T. Dambakken                                      T. Myrland                                       T. Refsdal

…………………………………..                      ………………………………….                 ……………………………………

E. Rollmann                                          R. Simonsen                                     F. Schmit

…………………………………..                      ………………………….                 ……………………………

R. Wangsmo                                          A-L. Zahl-Sørensen                         A-K. Øvreeide